Podmínky účasti na konferenci

Pokyny a podmínky účasti účastníků a vystavovatelů na konferenci ODPADY A OBCE, konané ve dnech
17. – 18. 6. 2026 v Kongresovém centru Aldis, Hradec Králové.

1. PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Účastník/vystavovatel konference bere na vědomí, že EKO-KOM, a.s., se sídlem Praha 4, Na Pankráci 1685/17, PSČ 140 21, IČO: 251 34 701, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 4763 (dále jen „EKO-KOM“), jakožto správce bude zpracovávat v souladu s relevantními právními předpisy na ochranu osobních údajů Vaše osobní údaje za následujícími účely:

i. Registrace na konferenci

V této souvislosti bude EKO-KOM osobní údaje používat k registraci a řádnému plnění smluvního vztahu, který byl založen dokončením Vaší registrace na konferenci. Za tímto účelem bude EKO-KOM zpracovávat Vaše kontaktní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, e-mail, telefon, název a identifikační údaje společnosti, za níž se přihlašujete – IČO, DIČ a místo podnikání/sídlo společnosti. V případě platících účastníků pak fakturované a hrazené (dlužné) částky. Poskytnutí výše uvedených osobních údajů za stanovenými účely je povinné, a nezbytné pro plnění smluvního vztahu. V případě odmítnutí jejich poskytnutí nebude možné se dané akce zúčastnit, a tedy smluvní vztah uzavřít.

Osobní údaje budou zpracovávány manuálně, automaticky v elektronické a listinné podobě prostřednictvím odpovědného zaměstnance po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování.
V případě čestných hostů bude EKO-KOM přehled o jejich účasti ukládat po dobu cca 3 let od termínu konání takové konference. Pokud se však v mezidobí zúčastní účastník další konference, poběží pro zpracování jeho údajů tato lhůta znovu.

Osobní údaje u platících účastníků/vystavovatelů bude EKO-KOM z důvodů evidence smluv a přijatých plnění a pro účely vedení účetnictví základní údaje o účastnících (jméno a příjmení, IČO, DIČ, specifikace společnosti, kterou účastník zastupoval, specifikace uhrazených částek apod.) evidovat po dobu cca 10 let od data konání konference.

ii. Rozesílání obchodních sdělení

Účastník/vystavovatel konference dále bere na vědomí, že mu budou ze strany EKO-KOM ve smyslu
§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů na jeho elektronickou adresu (e-mail), zasílána obchodních sdělení týkajících se produktů či služeb obdobných těm, které Vám EKO-KOM již poskytl (jedná se zejména o pozvání na další ročníky konference nebo obdobné akce). V těchto případech platí, že tak lze činit až do vyjádření Vašeho nesouhlasu. Účastník/vystavovatel konference může tedy toto zasílání kdykoliv odmítnout buď na adrese sídla EKO-KOM či prostřednictvím e-mailové adresy: gdpr@ekokom.cz.

iii. Evidence účastníků/vystavovatelů konference

Účastník/vystavovatel konference bere dále na vědomí, že EKO-KOM bude na základě oprávněného zájmu, tj. za účelem vedení evidence účastníků/vystavovatelů konference zpracovávat manuálně v listinné a elektronické podobě, po dobu 3 let Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, titul a případně společnost pokud jste se jejím prostřednictvím přihlásili na konferenci. V případě jejich neposkytnutí nebude možné se konference zúčastnit.

iv. Fotografická dokumentace a propagace konference

Na základě uděleného souhlasu bude EKO-KOM za účelem propagace konference a/nebo pro účely své práce zpracovávat obrazové záznamy z konference (např. fotografie, audiovizuální záznam, na kterých můžete být vyobrazeni) ať už v podobě hmotné či digitalizované a to prostřednictvím (i) svých pověřených zaměstnanců a (ii) zpracovatelů a to po dobu 3 let ode dne udělení souhlasu se zpracováním. Obrazové záznamy bude EKO-KOM zpracovávat následujícím způsobem:

• EKO-KOM je oprávněn fotografie a/nebo audiovizuální záznamy jakkoli případně měnit, upravit či použít jako součást díla souborného a/nebo může být takto použita pouze jejich část, pokud takové užití nebude představovat zásah do Vašich osobnostních práv ve smyslu zákona
  č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

• EKO-KOM bude oprávněn zpracovávat fotografie a/nebo audiovizuální záznam za účelem propagace konference a/nebo pro účely prezentace své práce zejména, nikoli však pouze, na svých webových stránkách www.ekokom.cz a www.odpadyaobce.cz, letácích, apod.

V souvislosti s výše uvedenými účely bude EKO-KOM dále z důvodu identifikace Vaší osoby vyobrazené na fotografiích/audiovizuálních záznamech dále zpracovávat Vaše jméno, příjmení, a podpis. Již udělený souhlas se zpracováním osobních údajů budete moct kdykoliv odvolat zcela nebo částečně, a to dopisem doručeným do sídla EKO-KOM nebo na e-mailu EKO-KOM: gdpr@ekokom.cz.

Poučení:

Účastník/vystavovatel konference dále bere na vědomí, že má právo na přístup k osobním údajům, právo na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování. Zjistí-li nebo domnívá-li se účastník/vystavovatel, že EKO-KOM, provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými předpisy upravující zpracování osobních údajů, především jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může účastník/vystavovatel požádat EKO-KOM o vysvětlení nebo požadovat, aby byl odstraněn takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o provedení opravy, doplnění, výmazu osobních údajů, případně omezení zpracování. Dále má účastník/vystavovatel konference právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů jsou porušeny relevantní právní předpisy na ochranu osobních údajů. Ve věci zpracování osobních údajů ze strany EKO-KOM nás můžete kontaktovat prostřednictvím e-mailu: gdpr@ekokom.cz.

2. PODMÍNKY PREZENTACE FIRMY/SPOLEČNOSTI PRO VYSTAVOVATELE

i. Registrace vystavovatele na konferenci

1. Každý vystavovatel je povinen při příchodu provést svoji registraci u prezenčního stolu vystavovatelů ve foyer Kongresového centra ALDIS. Registrován musí být každý zástupce firmy/společnosti.
2. Na registraci obdrží vystavovatel visačku s názvem firmy/společnosti, kterou zastupuje, a tuto visačku je povinen nosit po celý průběh konference.
3. Při registraci vystavovatel obdrží uživatelské jméno a heslo pro možnost používání WiFi sítě.

ii. Stánek – instalace, odinstalace

1. Stánek je standardně vybaven 1 stolem, 2 židlemi a přívodem elektrického proudu 220V.
2. V případě potřeby navýšení počtu stolů či židlí bude pořadatel ze strany vystavovatele kontaktován nejpozději do 5. 6. 2026.
3. Vystavovatel používá jen ty stoly, židle a další vybavení, které uvedl do požadavků a má je připravené na výstavním místě.
4. Je zakázáno si bez dohody s pořadatelem brát stoly nebo židle, které se nacházejí mimo přidělené výstavní místo.
5. Vystavovatel nepřekročí jemu vymezenou ostrovní pozici vyplývající z celkového plánu výstavky.
   U prvků přesahujících vymezenou hranici stánku, omezujících komunikační prostory a v dalších nevyhovujících případech bude vystavovatel požádán organizátory o jejich odstranění.
6. Instalace stánků proběhne 16. 6. 2026 od 14:00 do 20:00, případně 17. 6. 2026 od 7:00 do 8:00 hodin.
7. Likvidace stánků proběhne nejdříve 18. 6. 2025 od 15:00 hodin. Vystavovatel ručí za to, že jeho stánek zůstane návštěvníkům ke zhlédnutí po celou dobu konference – stánek nesmí být likvidován před ukončením konference.

iii. Podmínky prezentace

1. Není možné vyhlašovat audio upoutávky na stánky.
2. Pořadatel si vyhrazuje právo pořizovat fotografický záznam konference, expozic a osob nacházejících se v prostoru konání konference Odpady a obce.
3. Rozdávání propagačních tiskovin a dalších upoutávek je dovolenou pouze na stáncích a v jejich nejbližším okolí.
4. Vystavovatel nesmí zahrazovat místa nouzových východů, určených koridorů a je povinen dbát pokynů pořadatele konference.
5. Ve výstavním prostoru nesmí být zakládán oheň, či prováděna manipulace s otevřeným ohněm.
6. Vystavovatel nebude na svém stánku provádět hlučnou produkci, např. videem, hlučnými představeními, apod.
7. Vystavovatel je povinen prostor svého stánku uvést do původního stavu a odvézt po sobě případný odpad.
8. Je zakázáno používat neohlášené elektrospotřebiče (varné konvice, vařiče, lednice, apod.).

iv. Bezpečnost, způsobené škody

Kongresové centrum ALDIS zajišťuje ostrahu výstavních prostor od 18:00 do 8:00. Ostraha odpovídá za bezpečnost výstavních prostor, nikoliv ovšem za zabezpečení majetku vystavovatelů v jednotlivých expozicích. Vystavovatel si zabezpečuje svůj majetek sám.

Vystavovatelé se mohou pohybovat pouze v prostorách jim vyhrazených dle značení pořadatele konference.

Vystavovatel ručí za jím způsobené škody na majetku Kongresového centra ALDIS nebo na stáncích ostatních vystavovatelů. EKO-KOM, a.s. neodpovídá za škody způsobené vystavovatelem.